Jakie są realne korzyści z posiadania wirtualnego biura?

Większość firm, szczególnie młodych stażem, szukając dróg rozwoju swojego biznesu napotyka na barierę w postaci wysokich kosztów własnych, które powodują, że tempo rynkowej ekspansji musi zostać zmniejszone. Istnieje wiele dróg optymalizacji wydatków, spośród których idea wirtualnego biura wydaje się być obarczona najmniejszym ryzykiem uznania za nielegalną. Warto zatem rozważyć wszystkie „za” i „przeciw” wykorzystywania tego narzędzia w praktyce.

Fraza „wirtualne biuro” zajmuje wysokie miejsce na liście wątków, które najbardziej zyskują na popularności w wyszukiwarkach. Nic dziwnego. Informacje o znaczących oszczędnościach, jakie można uzyskać, decydując się na te rozwiązanie, skutecznie rozpala wyobraźnię młodych (i nie tylko) przedsiębiorców.

Na początku był adres

Wirtualne biuro to nie tyle miejsce, co zbiór usług, które najczęściej przedsiębiorca może dowolnie komponować, w zależności od potrzeb i budżetu. Początkowo, oferta tego typu polegała głównie na wynajmowaniu adresów. Firmy, które chciały przenieść swój biznes do rajów podatkowych, musiały przy zakładaniu nowej spółki w egzotycznym kraju udowodnić, że mają tam siedzibę i spełnić kilka dodatkowych formalności. Podróże i zapewnienie na miejscu wynajmu lokalu, obsługi prawnej, finansowej, księgowej, tłumacza, itd. wydawało się skomplikowane i poddawało w wątpliwość opłacalność przedsięwzięcia. Dlatego też miejscowi przedsiębiorcy wyszli z inicjatywą i stworzyli specjalną ofertę: za niewielką opłatą można było otrzymać prawo do posługiwania się adresem określonej lokalizacji w dokumentach założycielskich firmy. W wielu krajach okazanie umowy najmu wystarczało, aby móc założyć firmę w danym miejscu i cieszyć się korzyściami wynikającymi z elastyczności lokalnego systemu podatkowo-księgowego.

Pełen zakres usług

Z czasem, tak skonstruowana oferta przestała wystarczać. Rozszerzono ją więc o usługi księgowe, odbiór korespondencji, a nawet sprzedaż „gotowych do użycia” lokalnych spółek o kilkuletniej historii i nieposzlakowanej opinii. Tym sposobem osiągnięto etap rozwoju, na którym można było za pośrednictwem jednego przelewu zostać legalnym przedsiębiorcą i podatnikiem nawet na innym kontynencie, bez konieczności osobistego stawiennictwa w swojej nowej siedzibie. W Europie i obu Amerykach zmodyfikowano ten pomysł. Postawiono na świadczenie usług skoncentrowanych wokół idei taniego i elastycznego udostępniania nie tylko adresu danego lokalu, ale i jego pomieszczeń, wraz ze wszystkimi udogodnieniami, jakich przedsiębiorca mógłby od czasu do czasu potrzebować. Zbiegło się to w czasie ze zmianą cywilizacyjną, jaką w życie firm wniosła popularyzacja Internetu, telefonów komórkowych i innych nowoczesnych form komunikacji. Za wynalazcę wirtualnych biur uważa się Amerykanina, Ralpha Gregory, który po zostaniu ojcem uznał, że chce spędzać więcej czasu z rodziną i odkrył, że technologia jest w stanie mu pomóc zrealizować ten cel, bez szkody dla jakości pracy i bez konieczności...przebywania w oddziale firmy. Założone przez niego przedsiębiorstwo, Intelligent Office, które miało pomóc innym w pracy w takim modelu, zainspirowało tysiące klientów oraz rozwinęło trend na powstawanie podobnych placówek w innych częściach globu.

Większość wirtualnych biur przede wszystkim oferuje możliwość posługiwania się swoim adresem oraz wykonywania na miejscu prostych prac biurowych. Do dyspozycji najemcy z reguły jest stanowisko robocze oraz typowy dla takiego środowiska sprzęt (telefon stacjonarny z indywidualnym numerem, faks, drukarki, skanery, ksero, flipcharty, projektory, etc.). Za drobną opłatą z reguły można zamówić obsługę kancelaryjną – powiadomienia i skanowanie przychodzącej poczty, odbieranie telefonów, wysyłanie faksów, itd. Do dyspozycji najemców z reguły jest także aneks kuchenny i sala konferencyjna. W pakiecie usług niekiedy można znaleźć wsparcie w zakładaniu firmy, prowadzenie księgowości, wsparcie marketingowe, IT, pomoc w stworzeniu identyfikacji wizualnej, druk wizytówek i materiałów promocyjnych oraz wiele innych.

Dodatkowe atuty

Często nie ma większych przeszkód, aby w wirtualnym biurze pracować jak w standardowym miejscu tego typu (chociaż każdy operator ma inaczej skonstruowaną ofertę – zdarzają się i takie, gdzie można wynająć wyłącznie sam adres, albo praca jest rozliczana za godzinę korzystania z biurka). Jedynymi ograniczeniami są godziny otwarcia lokalu i ew. zajętość pewnych zasobów, współdzielonych z innymi najemcami (może np. wystąpić problem z wykorzystaniem sali konferencyjnej, jeśli ktoś inny zarezerwował ją wcześniej). W wielu przypadkach bilans korzyści pozwala jednak przymknąć oko na te drobne niedogodności. Poza dostępem do niezbędnych dla funkcjonowania firmy usług, najemca może osiągać liczne dodatkowe korzyści. Sam adres wynajmowanej lokalizacji często jest bardzo prestiżowy – luksusowe biurowce w centrum miasta, nowoczesne lofty w śródmieściu, etc. Pomaga to budować atrakcyjny i profesjonalny wizerunek firmy niewielkim kosztem. Dodatkowo, wystrój wnętrz, stan wyposażenia i inne detale z reguły również wspierają to wrażenie (jakość mebli, wystrój wnętrz, model ekspresu ciśnieniowego, dress code pracowników sekretariatu).

Znane powiedzenie mówi, że nie trzeba kupować browaru, aby napić się piwa. Podobna filozofia stoi za modelem funkcjonowania wirtualnych biur. Jeśli ktoś potrzebuje wyłącznie adresu do założenia firmy i prowadzenia korespondencji, może stać się najemcą za mniej niż 100 zł miesięcznie. W badaniu, prowadzonym przez portal mambiznes.pl, mediana stawek przy umowie rocznej wyniosła ok. 1073 zł. Kolejne usługi (np. obsługa korespondencji) często są wliczane w koszt standardowej opłaty (w ograniczonym zakresie) lub kosztują dodatkowe kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Tym sposobem, firmy korzystają z dóbr i usług wysokiej jakości wpłacając w ustalonych odstępach czasu nieznaczną część ich wartości. To powoduje, że z oferty wirtualnych biur korzystają chętnie mikroprzedsiębiorstwa, freelancerzy i start-upy, które potrzebują dostępu do zasobów tej klasy, ale nie posiadają środków, by kupić je sobie na własność.

Warto wspomnieć o modelu rozliczeń: z reguły płatność za podstawowe usługi jest wnoszona za pewien okres z góry (im dłuższy, tym większego rabatu można oczekiwać), a działania z oferty, wykraczającej poza zakres abonamentu, są opłacane natychmiastowo i naliczane na atrakcyjnych dla nabywcy zasadach (za godzinę, za sztukę, itd.). Tym samym, poniesiony koszt jest kontrolowalny i w pełni odzwierciedla faktyczne wykorzystanie danego dobra lub usługi.

Oferta nie dla każdego

Charakter usługi w wirtualnych biurach wyraźnie promuje pewien model prowadzenia biznesu. Najlepiej odnajdują się w takich warunkach firmy małe lub wręcz jednoosobowe działalności gospodarcze, wykonujące prace o charakterze kreatywnym (graficy, projektanci, programiści, doradcy, specjaliści IT, itd.), mobilne i niewymagające wielkiej przestrzeni. Niektóre z biur wirtualnych promują co-working, co ma swoje oczywiste atuty (można nawiązać współpracę z firmą kolegi zza biurka obok, konsultować swoje pomysły ze specjalistami z innych dziedzin, motywować się wspólnie, etc.), ale i wady, szczególnie uciążliwe dla osób, które łatwo rozpraszają się przy hałasie i większej liczbie osób w pomieszczeniu. Firmy o większej liczbie pracowników i/lub wykonujące działalność produkcyjną czy prototypową nie będą w stanie w takich warunkach w pełni rozwinąć skrzydeł (chociaż nadal mogą odnosić korzyści, np. wynajmując na godziny salę konferencyjną do spotkań z klientami). Niektórym freelancerom może przeszkadzać również to, że biuro jest czynne w określonych godzinach i pozostaje niedostępne wieczorami. W dynamicznie rozwijających się sytuacjach (np. kiedy klient żąda jak najszybszego spotkania) może irytować konieczność rezerwowania usług z wyprzedzeniem i dostosowywanie się do grafików innych firm. Dobrą praktyką jest, aby nie zapominać o wyrazie „wirtualny” w nazwie oferty. Kto spodziewa się standardowej usługi wynajmu biura za kwotę kilka-kilkanaście razy mniejszą, musi przeżyć rozczarowanie. Warto, aby potencjalny użytkownik jeszcze przed podjęciem decyzji oszacował, ile czasu zamierza spędzać w biurze, jakiej obsługi potrzebuje, z jaką częstotliwością będzie spotykał się z klientami, etc. Pozwoli to ocenić, na ile oferta wirtualnego biura jest w stanie pokryć rzeczywiste zapotrzebowanie.

Kontrowersje prawne

Nie jest tajemnicą, że polskie prawodawstwo nie nadąża za rzeczywistością. Wiele regulacji obowiązujących obecnie zostało stworzonych kilkadziesiąt lat temu, więc siłą rzeczy ustawodawca nie był w stanie przewidzieć konsekwencji zmiany modelu życia czy wprowadzenia technologii, które wówczas nie istniały. Dla funkcjonowania wirtualnych biur istotne jest, że w świetle przepisów prawa do rejestrowania działalności gospodarczej konieczne jest określenie, gdzie mieści się siedziba przedsiębiorstwa i/lub miejsce wykonywania działalności. Niektóre urzędy, znając adresy wirtualnych biur ze swojego obszaru, odmawiają zarejestrowania firm lub nadania im numerów identyfikacyjnych, posiłkując się argumentami o nieobecności pracowników w danym miejscu lub o tym, że rzeczywista praca odbywa się pod innym adresem.

Niestety, w tym przypadku, podobnie jak w wielu innych, przepisy prawa poprzez brak definicji używanych pojęć, pozostawiają urzędnikom administracji państwowej dość swobodną interpretację. Dla większości współczesnych obywateli jest oczywiste, że miejscem wykonywania działalności (szczególnie artystyczno-kreatywnej) może być ławka w parku, przedział pociągu czy stolik w kawiarni, ponieważ w każdym z tych miejsc twórca może pracować na urządzeniu mobilnym, rysować, pisać, etc. W tym rozumieniu, dociekanie czy autor większą część kodu napisał w biurze wirtualnym, czy np. leżąc w łóżku we własnym domu, jest bezprzedmiotowe, bo samo wykonywanie pracy jest obecnie mocno oddzielone od samej lokalizacji. Ustawodawca nie mógł przewidzieć kilkadziesiąt lat temu, że narzędzia pracy i komunikacji będzie można nosić z sobą wszędzie. Zdaje się to dostrzegać środowisko prawnicze, na co wskazuje m.in. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 28 stycznia 2014 r sygn. I SA/Gd 1401/13. Można znaleźć w nim twierdzenie, że organ skarbowy nie może odmówić rejestracji podmiotu gospodarczego, jeśli nie wykaże, że tenże zamierza wykorzystać nadany numer identyfikacji podatkowej w celu popełnienia oszustwa. Podobne w treści jest również orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu I SA/Wr 284/12 , z którego wynika, że urząd skarbowy nie może odmówić nadania spółce (firmie) NIP, jeżeli zostaną przez nią spełnione wymogi formalne, określone w stosownej ustawie. Innymi słowy, osobiste przekonania urzędnika co do faktycznego miejsca wykonywania działalności nie powinny wpływać na to, czy firma zostanie zarejestrowana, czy nie. W Polsce nie obowiązuje prawo precedensowe, ale w ew. sporach z urzędem skarbowym można przywołać sygnatury ww. spraw i wątpliwe jest, aby wówczas urząd lub sąd utrzymał negatywną dla przedsiębiorcy decyzję. Istotne jest również wskazanie na niespójność decyzji urzędów z oficjalną strategią rozwoju gospodarczego państwa – promowane i dotowane ze środków publicznych tzw. inkubatory przedsiębiorczości działają na zbliżonych do wirtualnych biur zasadach.

Czy warto?

Oszczędność pieniędzy, ale także czasu (wspomniana już wcześniej pomoc w zakładaniu firmy, prowadzeniu księgowości, obsłudze prawnej, etc.) zdecydowanie przemawia za ofertą biur wirtualnych. Zysk w wymiarze finansowym, organizacyjnym czy wizerunkowym zdecydowanie przerasta koszt. Przed podpisaniem umowy dobrze jest jednak upewnić się, że model współpracy i jego koszt jest właściwie rozumiany. Bardzo częstym błędem jest zakładanie, że „wirtualne biuro” to nowa nazwa dobrze znanej usługi wynajmu. Nic bardziej mylnego. Sięgając do historii tej usługi trzeba pamiętać, że została ona stworzona po to, aby możliwie rzadko się w tytułowym biurze pojawiać, a realną pracę wykonywać w innym miejscu. Prestiżowy adres i lokalizacja, wysokiej jakości obsługa spraw „papierkowych” czy doskonałe wyposażenie to te składniki oferty, nad którymi zdecydowanie warto się zastanowić. Wirtualne biura są wręcz stworzone do obsługi procesów rekrutacyjnych, narad, spotkań okresowych z klientami, negocjacji handlowych, etc. Nie powinny być natomiast traktowane jako miejsce codziennej, zespołowej pracy „właściwej”, ponieważ wówczas koszt nie będzie znacząco odbiegał od standardowych stawek za wynajem tej klasy biur, co dla młodej firmy byłoby nieosiągalne finansowo. Można to porównać do różnicy pomiędzy kosztem zakupu własnego samochodu a zamówieniem taksówki. Kto planuje korzystać rzadko, ale w komfortowych warunkach, bezpiecznie i pewnie, powinien skorzystać z oferty pojedynczych kursów (analogicznie – wynajem sal na godziny w biurze wirtualnym). Tym, którzy nie mogą się obejść bez pokonywania długich dystansów codziennie, należy polecić zakup własnego auta (wynajem „prawdziwego” biura). Dla niezdecydowanych zawsze pozostaje jeszcze wybór pośredni (tak jak posiadacz auta czasem zamówi taksówkę, tak firma z własną powierzchnią biurową może raz na jakiś czas wynająć na kilka godzin świetnie wyposażoną salę w prestiżowej lokalizacji). Potencjalne korzyści są zdecydowanie warte tego, aby spróbować.