Organizujemy konferencję!

Organizacja konferencji, biznesowego eventu czy spotkania to spore wyzwanie.

Niezależnie, czy planujesz kameralne spotkanie ludzi z branży, czy międzynarodowy event, każde wydarzenie biznesowe wymaga wielu istotnych działań organizacyjnych.

Podstawą każdej organizacji jest konkretny plan i wcześniej wypracowana strategia działania. Jest kilka ważnych punktów na podstawie których planujemy organizację takiego wydarzenia.

Kluczowe jest ustalenie miejsca, trzeba to zrobić z odpowiednio długim wyprzedzeniem. Najlepsze ośrodki są często rezerwowane rok wcześniej, bo takie miejsca są chętnie wybierane i polecane na biznesowe wydarzenia.

Dobrze więc, by konferencja odbywała się nie tylko w ciekawym, atrakcyjnym dla odwiedzających miejscu, ale również, aby miejsce stanowiło zachętę do jego odwiedzenia. Istotny jest także wybór idealnego terminu. Przy planowaniu konferencji trzeba zwrócić uwagę na to, czy w tym samym czasie nie są organizowane podobne wydarzenia, które byłyby konkurencją dla przedsięwzięcia. Istotne jest takie zaplanowanie konferencji, żeby mieć pewność, że dla danej branży będzie to najlepszy termin. Najistotniejszą pozycją planu organizacji jest zaproszenie prelegentów, na tym opiera się cały sukces wydarzenia. Jak pozyskać dobrych prelegentów? Trzeba spełnić też ich cele.

Występy publiczne to szansa na to, że podczas przekazywania swojej wiedzy, prelegent” zbuduje” swój autorytet, zainteresuje ludzi swoim przekazem. Tworząc dużą konferencję, możemy zaprosić lepszych prelegentów, bo mamy to, na czym im zależy, czyli dużą publiczność.

Warto promować osoby wiarygodne i takie, które mogą wnieść pozytywne treści do tematu naszego wydarzenia.

Po określeniu planu wydarzenia i harmonogramu trzeba skupić się na budżecie.

Jak będzie wyglądało zaproszenie uczestników czy będzie forma biletowa, jakie są koszty stałe i zmienne i na jakim etapie konieczne jest posiadanie sponsorów czy partnerów. Ważne jest zapewnienie w komfortowych warunkach opcji wyżywienia. Czy to będzie restauracja hotelowa czy catering, a może tylko miejsce z przerwą kawową, będzie to punkt, w którym uczestnicy będą mieli okazję “pobyć ze sobą” i skomentować swoje wrażenia.

Po spełnieniu wszystkich etapów, nie zapominamy o marketingu i mediach. Warto wykazać dużo wysiłku i zająć się promocją eventu, tak aby dotarł do największej liczby uczestników.

Przygotowanie udanego spotkania biznesowego wymaga zaangażowania wielu sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. Można część pracy oddelegować i podjąć współpracę z firmą eventową, oprzeć się na jej doświadczeniach. Takie rozwiązanie jest coraz bardziej wykorzystywane, dzięki czemu na rynku przybywa firm, które specjalizują się w tym zakresie działalności.

Kluczem do sukcesu jest jak zawsze odpowiednia organizacja.