Spotkajmy się online.

Nasza rzeczywistość w dobie pandemii sprawiła, że spotkania on-line na stałe weszły do naszego życia i pracy.

Dobry pracodawca, szanujący czas pracy swoich pracowników, wie, że spotkania powinny być realizowane tak sprawnie, jak to tylko możliwe.

Organizując zebranie on-line powinniśmy pamiętać o kilku ważdych zasadach.

Na początek ustalenie dokładnej daty i czasu spotkania, tak aby każdy z uczestników mógł zorganizować swoje zadania i przygotować się.

Harmonogram pozwoli zapanować nad przebiegiem spotkania i kontrolować czy wszystko, co było istotne, zostało omówione. Plan spotkania jest również ważny dla uczestników.

Znając tematy spotkania, uczestnicy mogą się odpowiednio do niego przygotować.

Na rynku dostępnych jest coraz więcej narzędzi, które można wykorzystać i połączyć się online, najlepiej wybrać takie sprawdzone, które będą możliwie najprostsze w użyciu dla użytkowników.

Odpowiednio wcześniej powiadom uczestników spotkania przekazując najważniejsze informacje:

* datę i godzinę spotkania,

* czas trwania,

* agendę spotkania,

* link do spotkania + ewentualne hasło,

* wymagania techniczne aplikacji,

* materiały do zapoznania się przed spotkaniem,

* wskazówki, prośby o przygotowanie się do zebrania.

Nie każde spotkanie musi być adresowane do całego zespołu. Sprawna organizacja zajmuje czas jedynie tym, którzy są niezbędni. Jeżeli odpowiemy sobie, kto jest kluczowy dla danego spotkania, a kto nie, zaprośmy jedynie tych, którzy muszą być.

Jako organizator, warto połączyć się wcześniej aby powitać wszystkich, sprawdzić czy od strony technicznej każdy jest zalogowany.

Podstawą spotkań , powinno być pojawianie się uczestników na 2-3 minuty przed, tak aby mieć pewności, że będzie można rozpocząć o czasie.

Dobrze jest mieć także zgody uczestników na nagranie spotkania, jeśli musimy zarejestrować takie zebranie.

Ważne jest żeby zaczynać spotkanie o ustalonym czasie, szanując czas innych użytkowników oraz określenie zasad spotkania jak np. widoczność na kamerce, odpowiednia głośność w mikrofonie czy kolejność zabierania głosu.

Trzymanie się ustalonych zasad przez przypomnienie agendy i ustalenia przerw w spotkaniu to także dobry zwyczaj.

Warto zadbać o możliwie atrakcyjną formę przekazu, jako organizator angażuj wszystkich, żeby utrzymać ich koncentrację. Możesz zaproponować, żeby każdy wypowiedział się na określony temat. Warto też od czasu do czasu zadawać pytania – pytać uczestników o ich opinie, doświadczenia. Jeśli spotkanie ma charakter szkoleniowy, warto zastanowić się nad jakąś formą warsztatu, pracy wspólnej.

Żelazną zasadą jest zakończenie spotkania o czasie. Jeśli wszystko co miało zostać jest omówione to trzeba podsumować, zebrać wnioski i zadbać o czas uczestników, nie przedłużając go niepotrzebnie.

Dobrą praktyką jest wysyłanie mailem podziękowania za udział i niezbędnych materiałów, do których uczestnicy mogą później wrócić.

Spotkania online rządzą się obecnie swoimi prawami, które nadal nabierają swojego ostatecznego kształtu. Warto znać podstawowe zasady ich organizowania i prowadzenia.

Z pewnością zostaną już nieodłącznym elementem naszej codzienności.