Zarządzanie czasem.
Zarządzanie czasem to przede wszystkim planowanie, organizowanie i świadome budowanie dobrych nawyków związanych z produktywnością.
To konsekwentne i skupione na cel stosowanie sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie.
Od czego zacząć?
Jedną z pierwszych rzeczy, które należy zrobić jest wytyczenie sobie celów krótko i długoterminowych oraz określenie podstawowych priorytetów w dążeniu do nich. Pozwolą one na wyeliminowanie czynników, które dekoncentrują i obniżają wydajność pracy. Wyróżniamy cele:
Bieżące – zwane również operacyjnymi, przydzielane na najbliższy tydzień, mające na celu zrealizowanie konkretnego zadania bądź zadań;
Krótkoterminowe – inaczej także taktyczne, ustalane na parę miesięcy i mające na celu proponować pewne rozwiązania;
Długoterminowe – nazywane strategicznymi, ustalane są na parę lat a ich celem jest przede wszystkim wyznaczanie ogólnych kierunków zadań.
Reguła “60:40”
Planuj jedynie 60% swojego czasu. Zostawiasz sobie takim sposobem 40% na wszelkie niespodziewane okoliczności, które często się zdarzają i wówczas powodują u nas stres.
Reguła “Złota Godzina”
Wyznacz czas, kiedy blokujesz dostęp do siebie – mentalnie i fizycznie. Niech nikt nie absorbuje Twojej uwagi. Czas kiedy nie można się z Tobą skontaktować. Skupiasz się wówczas na wykonywaniu swoich zadań bez rozpraszania się.
“Reguła Piły”
Zauważ, że jeśli ciągle przerywasz sobie wykonywanie jednego zadania, powodujesz, że Twoja efektywność w jego realizacji spada. Koniec końców wykonanie zadania zajmuje Ci dużo więcej czasu, niż gdybyś zrobił je na przykład podczas Twojej złotej godziny pracy i nikt by Ci nie przeszkadzał.
“Prawo Parkinsona”
Planowanie oznacza określenie ram czasowych w harmonogramie – unikamy wtedy działania prawa Parkinsona od - do i tego się trzymamy.
System ustalania priorytetów ABC
A – zadania, które musisz wykonać.
B – zadania, które powinieneś wykonać.
C – zadania, które możesz wykonać, ale dopiero po ukończeniu A i B.
Zarządzanie czasem – posegreguj działania pod kątem ich ważności i pilności
Jest to bardzo prosta technika ułatwiająca rozplanowanie czasu. Zgodnie z jej założeniami wszystkie zadania mogą być przypisane do jednej z 4 kategorii:
ważne i pilne;
ważne, ale niepilne;
mało ważne, ale pilne;
mało ważne i niepilne.
Jakie są widoczne zalety dobrego zarządzania czasem ?
realizacja tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił,
lepsza organizacja własnej pracy,
lepsze wyniki w pracy,
mniej chaosu i stresu,
większe zadowolenie z pracy,
większa motywacja,
czas na realizację zadań „wyższego rzędu”,
mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność,
mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań,
szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.
Umiejętność dobrego zarządzania i terminowym wykonywaniem powierzonych zadań nie jest tylko jakimś darem czy talentem, z którym człowiek się rodzi lub nie, ale tak jak w sporcie jest umiejętnością, którą poprzez systematyczny i konsekwentny trening można wypracować.
